Quantas mesas e cadeiras preciso para o meu evento?

Para calcular quantas mesas e cadeiras precisa, comece pelo número de pessoas que vão estar sentadas ao mesmo tempo. Depois escolha o modelo de mesa, confirme os lugares adequados à montagem e verifique como tudo cabe no espaço.

1. Defina os lugares sentados em cada momento

Num jantar sentado, conte um lugar por pessoa. Numa conferência, use o número de participantes previstos para a sala. Num cocktail, defina os lugares de descanso de acordo com a duração do evento e as necessidades dos convidados.

Registe separadamente as necessidades da cerimónia, da refeição, do lounge e das equipas de apoio. Se algumas peças forem utilizadas em momentos diferentes, confirme primeiro se existe tempo e equipa para as deslocar.

2. Calcule a quantidade de mesas

Número de mesas = convidados sentados ÷ lugares por mesa, arredondando sempre para cima.

Por exemplo, 95 convidados distribuídos por mesas com 10 lugares exigem 10 mesas. O cálculo dá uma base de trabalho; a distribuição de famílias ou grupos pode justificar mais mesas com menos lugares.

A Mesa Redonda de Madeira do catálogo da Episódio tem 180 cm de diâmetro. A ficha indica 10 a 11 pessoas. Para o exemplo seguinte, consideramos 10 lugares por mesa, a confirmar com o modelo de cadeira, o serviço de mesa e a decoração.

Estes exemplos não incluem mesas de apoio, cadeiras para equipas ou outras zonas do evento. Se optar por 8 lugares por mesa, por exemplo, 100 convidados exigem 13 mesas.

3. Confirme as peças e as dimensões

Consulte as medidas do modelo que pretende alugar: mesas com o mesmo formato podem ter dimensões e capacidades diferentes. Compare as mesas de refeição e as cadeiras do catálogo antes de fechar as quantidades.

A largura das cadeiras, os arranjos florais, os pratos marcadores e o tipo de serviço influenciam o espaço disponível em cada lugar. Para mesas retangulares ou conjuntos de mesas unidos, confirme também se as pernas e as uniões permitem sentar pessoas nas posições previstas.

4. Verifique a circulação no espaço

Na planta, desenhe as mesas com as cadeiras na posição de utilização. Reserve espaço para os convidados se levantarem, para o serviço e para a circulação entre zonas. A distância entre os centros das mesas, por si só, não indica a largura livre de passagem.

Confirme a distribuição com o responsável do local e com o catering, considerando portas, saídas, pilares, buffet, palco e acessos. O número de mesas calculado deve caber na área realmente utilizável.

5. Acrescente as necessidades complementares

• Mesas para bolo, apoio ao catering, receção ou materiais do evento.
• Cadeiras para fornecedores ou equipas, quando previstas.
• Lugares e soluções adequados para crianças e convidados com necessidades específicas.
• Uma reserva de cadeiras, se fizer sentido para o evento e houver espaço para a guardar.

A quantidade adicional deve resultar destas necessidades. Evite aplicar uma percentagem fixa sem verificar o que será efetivamente utilizado.

Prepare o pedido de orçamento

Envie o número de convidados, as datas, o local e uma planta ou fotografias do espaço. Se já escolheu as peças, indique os modelos e as quantidades no catálogo online. A equipa confirma a disponibilidade e apresenta a proposta com as condições de logística.

Se as quantidades mudarem, contacte-nos logo que possível: os ajustes ficam sujeitos à disponibilidade e à revisão das condições aplicáveis.

Peça apoio à Episódio para adequar as mesas, as cadeiras e a montagem ao seu espaço.